Ilmoituskanava (whistleblowing)

Oletko havainnut väärinkäytöksen toiminnassamme? Kerro siitä meille.

Pyrimme joka tilanteessa toimimaan vastuullisesti, lainmukaisesti ja Pihlajalinnan eettisten arvojen mukaisesti. Mikäli toiminnassamme esiintyy epäkohtia, haluamme niistä tiedon.

Olemme ottaneet käyttöön luottamuksellisen Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937 mukaisen ilmoituskanavapalvelun, jonka kautta Pihlajalinnan henkilöstö, asiakkaat ja muut sidosryhmät voivat turvallisesti kertoa havaitsemistaan väärinkäytöksistä tai yhtiömme arvojen vastaisesta toiminnasta. Ilmoituskanavaa voi käyttää myös markkinoiden väärinkäytöstä ilmoittamiseen. Ilmoituksen tekijän on toimittava vilpittömässä mielessä ilmoitusta tehdessään.

Tavanomainen palaute, kuten asiakaspalaute, tulee antaa sitä koskevassa palautekanavassa. Ilmoituskanavassa ei käsitellä asiakaspalautteita.

Miten teen ilmoituksen?

Suosittelemme keskustelemaan epäkohdista ensisijaisesti esihenkilön tai asiasta yhtiössämme vastaavan henkilön kanssa. Jos et halua tuoda asiaa näiden henkilöiden tietoon tai avoin keskustelu on muuten hankalaa, voit käyttää ilmoituskanavaa. Voit halutessasi tehdä ilmoituksen täysin nimettömänä ja käydä anonyymiä keskustelua ilmoituksen käsittelijän kanssa.

Ilmoituksen voi tehdä osoitteessa https://pihlajalinna.ilmoituskanava.fi 

Miten ilmoitukseni käsitellään?

Kaikki ilmoitukset käsitellään asianmukaisesti ja luottamuksellisesti. Suojaamme aina ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden mahdollisesti ilmoituksessa mainittujen osapuolten henkilöllisyyksien luottamuksellisuuden. Ilmoitukset näkevät vain ilmoituksien käsittelyyn nimetyt henkilöt. Selvityksessä voidaan tarvittaessa käyttää myös muita asiantuntijoita tarkoituksenmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.

Milloin saan vastauksen?

Ilmoitusten käsittelyyn nimetyt henkilöt voivat pyytää sinulta lisätietoja ilmoituksestasi ilmoituskanavan kautta. He myös vastaavat kanavan kautta kolmen kuukauden sisällä, mihin toimenpiteisiin mahdollisesti ryhdymme ilmoituksesi perusteella. Otathan siis ylös koodin, jonka saat ilmoituksen jättämisen jälkeen, jotta pääset myöhemmin kirjautumaan sisään ilmoituskanavaan ja viestimään ilmoituksen käsittelijöiden kanssa.

Lisätietoa ilmoittajan henkilöllisyyden salauksesta

Ilmoituskanava on toteutettu puolueettoman ja ulkopuolisen kumppanin Keskuskauppakamarin kanssa anonyymin ilmoittajan henkilöllisyyden salaamiseksi. Keskuskauppakamari tarjoaa vain palvelun teknisen toteutuksen eikä vastaanota ilmoituksia.

Nimetyt käsittelijät vastaanottavat ilmoituskanavan kautta tulleet ilmoitukset ja käsittelevät ne luottamuksellisesti. Vain nimetyillä käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin.

Ilmoituksen voi tehdä aina anonyymisti. Ilmoituksen käsittelijät eivät saa käyttöönsä metatietoja tai IP-osoitetta, joilla ilmoittaja voitaisiin tunnistaa. Kaikki ilmoitukset kryptataan luontihetkellä symmetrisellä ja asymetrisella vahvalla salausalgoritmilla, jota ei voi purkaa tai muuttaa jälkeenpäin. Käsittelijät saavat tietoonsa vain ilmoituksen ajankohdan ja ilmoituksen sisällön.

Ilmoittaja voi halutessaan jättää ilmoituksen yhteydessä nimensä ja/tai yhteystietonsa. Ilmoitukseen ei tule sisällyttää arkaluonteisia henkilötietoja, elleivät ne ole välttämättömiä ilmoituksen kuvailun ja sen käsittelyn kannalta.

Ilmoittajan henkilötietoja ei luovuteta asian käsittelyn ulkopuolisille ilman ilmoittajan nimenomaista suostumusta, ellei ilmoituksen asianmukainen käsittely vaadi tietojen viemistä viranomaisille tai muita vastaavia toimenpiteitä.